Met 3CX kunt u al uw gesprekken opnemen. Dat kan handig zijn om misverstanden te voorkomen. Zeker in die gevallen waar plotseling sprake is van ‘geheugenverlies’ of een juridisch geschil ontstaat of dreigt. In Nederland mag u altijd gesprekken opnemen mits u zich aan de regels houdt. Zo mag u alleen gesprekken opnemen wanneer u zelf deelneemt aan het gesprek. In alle andere gevallen mag dat niet. Een opname publiceren mag ook niet. Dat zou als smaad bestempeld kunnen worden.

Vooraf informeren

U hoeft uw gesprekspartner niet te informeren wanneer het incidenteel is en voor privégebruik. Bij het structureel opnemen van gesprekken, valt het opnemen onder de GDPR wetgeving. Houd er dus rekening mee dat u de opgenomen gesprekken moet kunnen overleggen en/of verwijderen op verzoek. Een uitzondering op deze regel geldt voor financials. Financiële instellingen zijn immers verplicht om alle data 5-7 jaar te bewaren.

PCI compliant gesprekken opnemen

Gesprekken opnemen is betrekkelijk eenvoudig. Maar niet alle data van een gesprek mag worden bewaard. Voor deze paradox hebben creditcard maatschappijen een standaard in het leven geroepen. Deze is beter bekend als de PCI Data Security Standard (DSS). 3CX voldoet aan deze standaard door:

• de opname start zonder interventie van de agent
• bij uitwisseling van gevoelige informatie (lees: autorisatie) wordt de opname gepauzeerd en vervolgens hervat
• de opname bestaat uit één file met een digitale handtekening. Deze handtekening bewijst dat de file niet achteraf is aangepast.

Is het verstandig om altijd gesprekken op te nemen? Niet per se, maar er zijn voldoende redenen om de mogelijkheid achter de hand te hebben. Met 3CX heeft u altijd de mogelijkheid om te kunnen monitoren, feedback geven of mondelinge afspraken te bekrachtigen. Gesprekken opnemen en beheren kunt u al vanaf 3CX Standard edition. U heeft dus geen grote investering meer nodig. Op locatie of in de cloud, altijd en overal.